E-mails met gevoelige informatie

Als gemeente vinden we het belangrijk zorgvuldig om te gaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie. Daarom gaan we vanaf 10 september 2021 iets veranderen bij het verzenden van e-mails. Vanaf dan worden e-mails met gevoelige of vertrouwelijke informatie beveiligd met een wachtwoord. Soms is er zelfs sprake van een dubbele beveiliging. Dan is er een wachtwoord én SMS-code nodig.

Bericht beveiligd met wachtwoord
Krijgt u een e-mail van ons met gevoelige of vertrouwelijk informatie, dan is die vanaf 10 september beveiligd. U krijgt dit bericht dan via het systeem “Smartlockr”.
U opent het bericht door te klikken op de link in het groene blok met de tekst ‘download bestanden’. Daarna komt u automatisch terecht in de beveiligde omgeving van Smartlockr. Van Smartlockr ontvangt u vervolgens een wachtwoord. Dit wachtwoord moet u kopiëren en plakken in het veld waar Smartlockr dit vraagt. Heeft u geen wachtwoord ontvangen? Neem dan contact op met de persoon van wie u de e-mail ontving.

Bericht dubbel beveiligd
Het kan zijn dat het bericht dat u ontvangt dubbel is beveiligd. Dan is er naast het wachtwoord ook nog een sms-code nodig. U ontvangt eerst via e-mail een bericht van “Smartlockr”. In dat bericht staat dat er een beveiligd bericht naar u is verzonden. Op uw mobiele telefoonnummer ontvangt u een SMS-code via Smartlockr. Die code plaatst u in het veld waar Smartlockr dit vraagt. Daarna maakt u zelf eenmalig een wachtwoord aan. Daarna heeft u toegang tot het bericht. Een volgende keer is dit proces korter. Smartlockr herkent dan namelijk uw e-mailadres.

Reageren op beveiligd bericht
Als u van ons een beveiligde e-mail ontving, kunt u daar eenvoudig op reageren. Na opening van het bericht, bent u in de veilige Smartlockr omgeving. Vanuit die omgeving stuurt u op een veilige manier e-mails naar ons. Dat kan ook met eventuele bijlage.

Telefoonnummer en e-mailadres
Om veilig te kunnen e-mailen, gebruiken wij uw e-mail en/of telefoonnummer. Geef daarom wijzigingen in een telefoonnummer of e-mailadres altijd aan ons door. Op deze manier kunnen wij ervoor zorgen dat u veilig blijft communiceren.

Vragen?
Vragen? Neem contact op met de gemeente Hulst. Dat kan via telefoonnummer 14 0114 of e-mail info@gemeentehulst.nl